De Herstelacademie Haarlem en Meer is een jonge, dynamische organisatie die medeburgers met een psychische of verslavingskwetsbaarheid een plek biedt voor educatie en zelfhulp. De Herstelacademie is gebaseerd op het principe ‘voor en door’. Dat wil zeggen dat we werken met 100% peer support. Alle medewerkers van de Herstelacademie hebben persoonlijke uitdagingen op het psychische en/of verslavingsvlak (gehad). 

De Herstelacademie werkt veel met vrijwilligers en heeft daarnaast een klein kernteam met betaalde krachten. Dit kernteam bestaat momenteel uit de twee oprichters, die naast cultuurdrager ook verantwoordelijk zijn voor de financiële en bedrijfsmatige gezondheid van de Herstelacademie. Verder maken een hoofddocent, drie secretarieel/administratief medewerkers en een office beheerder deel uit van het kernteam.

De Herstelacademie is de afgelopen jaren sterk gegroeid en steeds meer mensen uit de regio en daarbuiten weten de locatie in Haarlem te vinden. De Herstelacademie heeft voor haar financiering te maken met verschillende gemeenten. Mede door deze groei zijn de taken voor de secretarieel/administratieve ondersteuning in uren en complexiteit toegenomen. De oprichters van de Herstelacademie willen zich de komende jaren kunnen focussen op inhoudelijke ontwikkeling, wetende dat zij daarbij kunnen terugvallen op een goedlopende interne ondersteuning.

Voor de coördinatie en ondersteuning van de secretarieel/administratief medewerkers van de Herstelacademie Haarlem en Meer zijn we per direct op zoek naar een: 

Regiehouder secretarieel/administratieve ondersteuning

(12 uur per week)

Je bent verantwoordelijk voor een optimale organisatie van de secretariële werkzaamheden, de cursistenadministratie, voorbereidende financiële administratie en de vrijwilligersadministratie. Je coördineert en verdeelt de werkzaamheden binnen het team en onderzoekt waar mogelijkheden zijn om de werkprocessen te verbeteren. Je ondersteunt de medewerkers bij hun functioneren als team en stuurt hen aan. Bij ziekte of tijdelijke drukte ben je bereid bij te springen ter versterking. Je vormt de schakel tussen de administratief medewerkers en de rest van het kernteam.

Profiel 

Je biedt duidelijkheid, structuur en professionaliteit vanuit een empathische, tactvolle, integere en ondersteunende benadering. Je kunt omgaan met de dynamiek van een snel ontwikkelende organisatie en het beroep dat dit doet op medewerkers met een psychische kwetsbaarheid. Voor onze secretarieel/administratief medewerkers ben je een houvast, die continuïteit biedt en in staat is hen te coachen tot een goed functionerend team.

Je bent een stevige persoonlijkheid, die in staat is grenzen te stellen. Je bent zelfstandig, probleemoplossend en kritisch. Zowel mondeling als schriftelijk druk je jezelf prima uit.

Taken

Je:

  • Zorgt voor een zo goed mogelijke inrichting van de secretariële en administratieve processen
  • Stuurt op de tijdige en juiste afhandeling van de cursistenadministratie, voorbereidende de financiële administratie en de vrijwilligersadministratie
  • Zorgt voor tijdige aanlevering van nota’s en andere gegevens aan de externe boekhouder en salarisadministratie en bewaakt tijdige aanlevering van kwartaal- en jaaroverzichten door de externe boekhouder
  • Geeft sturing aan de (op dit moment 3) medewerkers van de secretarieel/administratieve afdeling
  • Springt waar nodig bij in praktische zin
  • Neemt deel aan formele overleggen van de Herstelacademie 

Functie-eisen

We zoeken iemand die: 

  • Ervaringskennis heeft
  • Achter de visie van de Herstelacademie staat en deze actief ondersteunt en uitdraagt 
  • HBO werk- en denkniveau heeft
  • Recente werkervaring heeft 
  • Eerder heeft gewerkt in een administratieve omgeving, bij voorkeur in een leidinggevende rol
  • Tevens ervaring heeft met praktische werkzaamheden op secretarieel/administratief gebied 
  • Graag wil meewerken en -bouwen aan een nieuwe organisatie

Positie en arbeidsvoorwaarden

Je maakt deel uit van het kernteam en valt onder leiding van een van de twee oprichters.

Het betreft een dienstverband van 12 uur tegen maximaal schaal 55,4 CAO GGZ (€ 3.505 bruto bij voltijd dienstverband).

De aanstelling is in eerste instantie voor een half jaar. Bij wederzijdse tevredenheid wordt de overeenkomst verlengd.

Interesse?
Voor meer informatie of reacties, mail naar iherstelacademie@gmail.com of bel Marcia Kroes, 06 – 52 17 92 96. Je kunt reageren door een motivatie met actueel cv te sturen aan marcia.kroes@herstelacademie.org 

Wie nog niet bekend is met de Herstelacademie bieden wij de mogelijkheid om langs te komen voor een vrijblijvende kennismaking. Neem hiervoor contact op met Marcia Kroes, 06 – 52 17 92 96 of stuur een mail naar marcia.kroes@herstelacademie.org 

Reageren op deze vacature kan tot 15 april. De gesprekken vinden plaats in de laatste twee weken van april. De procedure bestaat uit twee gesprekken. Het eerste is met een bestuurslid en één van de twee dagelijks leiders. Het tweede gesprek is met de andere dagelijks leider en twee medewerkers van de  administratieve afdeling.

VANWEGE ALLE MAATREGELEN IN VERBAND MET HET CORONAVIRUS STAAN ALLE DATA OP LOSSE SCHROEVEN. VOEL JE VOORAL WEL UITGENODIGD OM TE SOLLICITEREN. WE NEMEN CONTACT MET JE OP.